DAS WICHTIGSTE VORWEG
bexio kann die Administration vereinfachen, wenn Verkauf, Einkauf, Banking und Buchhaltung aufeinander abgestimmt sind. Automatische Buchungen und Belegauslese sparen Erfassungsschritte; verlässliche Zahlen entstehen durch korrekte Einstellungen, vollständige Belege und regelmässige Abstimmungen. Der verfügbare Funktionsumfang hängt vom Paket und den gewählten Zusatzoptionen ab.
Was ist bexio und für wen kann es passen?
bexio ist eine cloudbasierte Business-Software für kleine Unternehmen. Kontakte, Verkaufsdokumente, Einkauf, Banking und Buchhaltung können in derselben Umgebung bearbeitet werden. Das kann besonders dann nützlich sein, wenn Geschäftsfälle von der Offerte bis zur Zahlung durchgehend nachvollziehbar bleiben sollen.
Die Entscheidung sollte vom tatsächlichen Arbeitsablauf ausgehen. Wer regelmässig Rechnungen erstellt, Lieferantenbelege verarbeitet und mit einer Treuhand zusammenarbeitet, kann von den verbundenen Funktionen profitieren. Vor der Einführung sind jedoch Paketumfang, Benutzerrechte, Bankanbindung und allfällige Zusatzmodule zu prüfen. Eine lange Funktionsliste allein sagt noch wenig darüber aus, ob die Lösung zum Betrieb passt.
Vom Kundenkontakt bis zur bezahlten Rechnung
| Bereich | Nutzen im Alltag |
|---|---|
| Kontakte und CRM | Kunden und Lieferanten zentral verwalten, Ansprechpartner, Notizen und Erinnerungen hinterlegen. |
| Offerten und Aufträge | Angebote erstellen und angenommene Leistungen in weitere Verkaufsdokumente überführen. |
| Rechnungen und Mahnungen | QR-Rechnungen, Gutschriften und Zahlungserinnerungen erstellen und offene Forderungen verfolgen. |
| Einkauf und Belege | Lieferantenrechnungen, Aufwendungen und Fälligkeiten strukturiert erfassen. |
| Banking | Unterstützte Bankkonten verbinden und Zahlungen bestehenden Geschäftsfällen zuordnen. |
| Buchhaltung und Berichte | Journal, Kontenblätter, Bilanz und Erfolgsrechnung für die laufende Kontrolle nutzen. |
Der Vorteil liegt in den Verbindungen: Angaben aus einem Kontakt oder Auftrag müssen nicht bei jedem Schritt neu erfasst werden. Wiederkehrende Aufträge können für periodische Rechnungen genutzt werden. Voraussetzung ist, dass Artikel, Leistungen, Konten und MWST-Sätze sinnvoll eingerichtet sind und zu den tatsächlichen Geschäftsfällen passen.
Digitale Belege mit bexio Go erfassen
Mit der mobilen App bexio Go lassen sich je nach Paket QR-Rechnungen und Quittungen erfassen und weiterverarbeiten. Die automatische Auslese unterstützt bei Angaben wie Datum, Betrag und Steuersatz. Sie reduziert die manuelle Eingabe, bestätigt aber nicht automatisch die richtige Kontierung oder steuerliche Behandlung.
Vor der Verbuchung sollten insbesondere Lieferant, Rechnungsdatum, Gesamtbetrag, MWST und Zahlungsangaben mit dem Originalbeleg verglichen werden. Belegscan, Lieferantenrechnung und Zahlung sind unterschiedliche Schritte. Ebenso ist die laufende Belegablage von einem zusätzlich angebotenen Dokumenten-Archiv zu unterscheiden. Scan-Kontingente und verfügbare Funktionen hängen vom Paket ab.
Banking: Zahlungen zuordnen statt Geschäftsfälle doppelt erfassen
Ab dem passenden Paket kann bexio mit unterstützten Schweizer Banken verbunden werden. Bankbewegungen lassen sich übernehmen und mit offenen Rechnungen abgleichen. Zahlungsaufträge aus Lieferantenrechnungen oder der Lohnbuchhaltung können nach Freigabe an das E-Banking übermittelt werden. Die Funktionen der konkreten Bankverbindung sowie bankseitige Freigaben und Ausführungsstatus sind gesondert zu kontrollieren.
Ein typischer Fehler entsteht, wenn dieselbe Leistung zweimal als Ertrag erfasst wird: Die Verkaufsrechnung ist bereits verbucht, später wird der Bankeingang nochmals direkt auf ein Erlöskonto gebucht. Richtig ist in diesem Fall grundsätzlich die Zuordnung der Zahlung zur bestehenden Forderung. Entsprechend ist bei Lieferantenrechnungen zu prüfen, ob eine Zahlung einen bereits erfassten offenen Posten ausgleicht.
Der regelmässige Bankabgleich bleibt deshalb wichtig. Unzugeordnete Bewegungen, Teilzahlungen, Gebühren oder Sammelzahlungen sollten gezielt geklärt werden. Dass eine Schnittstelle Daten übermittelt hat, bedeutet noch nicht, dass sämtliche Geschäftsfälle vollständig und richtig abgeglichen sind.
Welche Pakete unterscheiden sich?
| Paket | Wesentliche Abgrenzung |
|---|---|
| Basic | Kontakte, Verkauf und Finanzbuchhaltung; ohne Bankanbindung und Lieferantenrechnungen im Einkaufsmodul. |
| Advanced | Zusätzlich unter anderem Einkauf und E-Banking; Lohnbuchhaltung optional. |
| Optima | Zusätzlich Projekte, Zeiterfassung, Lager und Dokumenten-Archiv; Lohnbuchhaltung optional. |
| Ultimate | Umfang von Optima mit erweitertem Benutzerumfang sowie enthaltenen Lohnfunktionen und bexio Pay gemäss Paketbedingungen. |
Für die Auswahl lohnt sich eine kurze Anforderungsliste: Wie viele Personen arbeiten mit? Werden Lieferantenrechnungen und Bankanbindung benötigt? Müssen Projektzeiten fakturiert werden? Wie viele Lohnabrechnungen fallen an? Marketplace-Erweiterungen können zusätzliche Aufgaben abdecken; Kosten, Datenübernahmen und Paketkompatibilität sind dabei separat zu prüfen.
MWST und Jahresabschluss: Einstellungen allein genügen nicht
bexio unterstützt die Schweizer MWST-Abrechnung mit unterschiedlichen Methoden und Abrechnungsarten. Die passende Kombination muss zur Situation des Unternehmens passen. Ein hinterlegter Steuersatz entscheidet nicht darüber, ob ein konkreter Umsatz steuerbar ist oder ein Vorsteuerabzug zulässig ist. Das MWST-Journal hilft, die erfassten Geschäftsfälle zu plausibilisieren.
Vor einer Abrechnung sollten Umsatz, MWST-Konten und ausserordentliche Sachverhalte geprüft werden. Für den Jahresabschluss kommen weitere Arbeiten hinzu: Bank- und Kassensalden abstimmen, offene Posten überprüfen, fehlende Belege erfassen sowie Abgrenzungen, Abschreibungen und Bilanzpositionen beurteilen.
bexio bietet einen geführten Jahresabschluss und Hilfestellungen. Der technische Abschluss ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung. Er sollte erst durchgeführt werden, wenn die erforderlichen Korrekturen und Abstimmungen abgeschlossen sind.
Löhne und Projekte gezielt ergänzen
Je nach Paket lässt sich die Lohnbuchhaltung nutzen oder zusätzlich beziehen. Sie unterstützt Monats- und Stundenlöhne, Zulagen, Sozialversicherungsberechnungen, Lohnabrechnungen und Lohnausweise. Die Anbindung an Finanzbuchhaltung und Banking kann die Verarbeitung erleichtern. Stammdaten, Versicherungsansätze, Quellensteuer und die einzelnen Lohnarten müssen trotzdem sorgfältig eingerichtet und kontrolliert werden.
Die Lohnsoftware ist laut Anbieter Swissdec-zertifiziert und unterstützt elektronische Lohnmeldungen über ELM für die entsprechenden Empfänger. Für Projekte und Zeiterfassung bestehen weitere paketabhängige Funktionen: Erfasste Leistungen können beispielsweise in Rechnungen übernommen werden. Diese Möglichkeiten sollten anhand eines echten Geschäftsfalls getestet werden, bevor ein ganzer Prozess umgestellt wird.
Zusammenarbeit mit dem Treuhänder: Zugriff und Aufgaben klären
bexio bietet einen kostenlosen Online-Zugriff für den Treuhänder. Die Einladung und die Berechtigungen werden im Kundenkonto verwaltet. So können Unternehmen und Treuhand mit demselben Datenstand arbeiten, statt regelmässig unterschiedliche Dateikopien auszutauschen.
Trotz gemeinsamem Zugriff braucht es klare Zuständigkeiten: Wer erfasst Belege und Rechnungen? Wer ordnet Bankbewegungen zu? Wer prüft MWST und Löhne? Wer führt Abschlussbuchungen aus? Die Rechte sollten diese Aufgaben abbilden. Persönliche Zugänge und eine bewusste Berechtigungsvergabe ermöglichen eine nachvollziehbare Zusammenarbeit.
Ein sinnvoller Arbeitsrhythmus
- Laufend: Belege erfassen, Rechnungen versenden und Rückfragen zu Geschäftsfällen klären.
- Regelmässig: Bankbewegungen bestehenden Rechnungen zuordnen und unklare Positionen bearbeiten.
- Monatlich: Banken, offene Kunden- und Lieferantenposten sowie Löhne abstimmen.
- Periodisch: MWST-Auswertung prüfen und die fällige Abrechnung vorbereiten.
- Jährlich: Abschlussbuchungen und fachliche Kontrollen durchführen, bevor das Geschäftsjahr technisch abgeschlossen wird.
Wie Horus Treuhand Sie unterstützt
Horus Treuhand unterstützt Sie bei Buchhaltung, Jahresabschluss und Lohnadministration. Gemeinsam klären wir, welche Arbeiten Sie selbst erledigen möchten und welche Unterstützung sinnvoll ist. Entscheidend sind ein passender Ablauf, vollständige Unterlagen und Zahlen, auf die Sie Ihre unternehmerischen Entscheide stützen können.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung. Für die Beurteilung sind Ihr konkreter Sachverhalt, der massgebende Zeitraum und gegebenenfalls das kantonale Recht entscheidend.